Palkinto luovutetaan vuosittain Viittomakielen päivänä eli 12. helmikuuta, joka on myös kuurojenopetuksen isän, C. O. Malmin (1826-1863) syntymäpäivä.
Kuka tahansa voi ehdottaa palkinnon saajaa ja perustella, miksi tämä henkilö tai taho olisi sopiva palkinnon saaja. Viittomakielitekopalkinnon saajaa voi ehdottaa aina syksyisin avautuvassa ehdokashaussa, ja palkinnon saajan valintaa käsitellään Kuurojen Liiton hallituksen loppuvuoden kokouksessa.