Kuurojen Liiton varainhankinnan EU:n tietosuoja-asetuksen (EU 2016/679) ja Suomen henkilötietolain (523/1999 10§) mukaiset rekisteri- ja tietosuojaselosteet

Markkinointiviestinnän ja tiedottamisen rekisteri

Päivitetty 17.10.2022

1. Rekisterinpitäjä

Kuurojen Liitto ry
Y-tunnus 0213564-6
Osoite: PL 57 (Ilkantie 4), 00401 Helsinki

Puhelinyhteys arkisin klo 9-15: +358 9 580 31 | vaihde
tai lahjoittajapalvelu 050 412 4190 tai 044 525 0110
Sähköposti: lahjoitukset@kuurojenliitto.fi
www-osoite: https://kuurojenliitto.fi/

2. Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö

Nimi: Eija Tiainen
Kuurojen Liitto ry, varainhankinta
Osoite: PL 57 (Ilkantie 4), 00401 Helsinki
Sähköposti: lahjoitukset@kuurojenliitto.fi

3. Rekisterin nimi

Markkinointiviestinnän ja tiedottamisen rekisteri

4. Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Rekisterin pääkäyttötarkoitus on tiedottaa ja viestiä rekisteriin kuuluville henkilöille Kuurojen Liiton ajankohtaisista asioista, tapahtumista ja kampanjoista rekisterissä olevia yhteystietoja käyttäen. Rekisteröity on itse vapaaehtoisesti antanut henkilötietonsa Kuurojen Liitolle, jolloin suostumuksen perusteena on asiakassuhteeseen perustuva oikeutettu etu.

5. Rekisterin tietosisältö

Henkilötiedot, kuten nimi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, ikä, sukupuoli ja äidinkieli. Asiakassuhdetta koskevat tiedot, kuten asiakaspalautteet ja yhteydenotot, arvonta- ja kilpailuvastaustiedot sekä peruutustiedot. Yritysten tai yhteisöjen yhteyshenkilöistä rekisteröidään henkilön nimi, asema, yritys/organisaatio, yhteystiedot kuten puhelinnumero, osoite, sähköpostiosoite, edustaman yrityksen tai yhteisön www-sivuston osoite, tiedot asiakassuhteesta ja niiden muutoksista sekä mahdolliset laskutustiedot.

Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin on tarpeen asiakassuhteen ylläpitämiseksi. Uutiskirjeen tilaajalla on jokaisen uutiskirjeen vastaanottamisen yhteydessä mahdollisuus perua tilaus. Tilauksen voi perua myös lähettämällä pyyntö osoitteeseen lahjoitukset@kuurojenliitto.fi

Käyttötarkoitukseensa tarpeettomaksi muuttuneet tiedot, vanhentuneet tiedot tai tiedot, joiden käsittelylle ei enää muutoin ole perustetta, anonymisoidaan tai hävitetään tietoturvallisesti.

Verkkosivuston vierailijoiden IP-osoitteita ja palvelun toiminnoille välttämättömiä evästeitä käsitellään oikeutetun edun perusteella mm. tietoturvasta huolehtimiseksi ja sivuston vierailijoiden tilastotietojen keruuta varten niissä tapauksissa, kun niiden voidaan katsoa olevan henkilötietoja. Kolmansien osapuolten evästeille pyydetään tarvittaessa suostumus erikseen.

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteri on koottu Kuurojen Liiton uutiskirjeen tilaajista sekä Kuurojen Liiton kilpailuihin tai kampanjoihin osallistuneiden luonnollisten henkilöiden tiedoista. Tiedot saadaan henkilöltä itseltään joko manuaalisen tai sähköisen liittymislomakkeen kautta, sosiaalisen median kampanjoiden kautta sekä tapahtumissa tai muissa vastaavissa kohtaamisissa, joissa asiakas luovuttaa tietojaan. Yritysten ja muiden organisaatioiden yhteyshenkilöiden tietoja voidaan kerätä myös julkisista lähteistä kuten verkkosivuilta, hakemistopalveluista ja muilta yrityksiltä.

7. Henkilötietojen luovuttaminen ulkopuolisille

Kuurojen Liitto ei luovuta tietoja ulkopuolisille. Osa rekisterin tiedoista (etunimi, sukunimi ja sähköpostiosoite) siirretään sähköistä viestintää varten Kuurojen Liiton uutiskirjepalveluun. Lisäksi tietoja voidaan kampanjoiden yhteydessä siirtää tiedon käsittelijänä toimivalle yhteistyökumppanille.

Tietoja voidaan julkaista vain siltä osin kuin niin on sovittu rekisteröidyn kanssa, esimerkiksi kilpailujen voittajien nimien julkistaminen nettisivuilla ja some-kanavissa.

8. Tietojen siirrot Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Kuurojen Liitto ei luovuta tietoja EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

9. Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti.

Manuaalinen aineisto

Manuaalista aineistoa ei ole.

Sähköisesti tallennetut tiedot

Tiedot kerätään tietokantoihin, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muilla teknisillä keinoilla suojattuja. Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta nimetyt henkilöt.

Asiakastietoja sisältävän järjestelmän käyttöön ovat oikeutettuja vain ne työntekijät, joilla työnsä puolesta on oikeus käsitellä asiakastietoja. Kullakin käyttäjällä on oma käyttäjätunnus ja salasana järjestelmään. Työtiloissa liikkumista valvotaan kulkuluvilla.

Kun rekisteritietoja säilytetään Internet-palvelimilla, niiden laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti.  Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu.

10. Rekisteröidyn oikeudet

Omien tietojen tarkastus- ja oikaisuoikeus

Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

Kielto-oikeus

Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä. Rekisteröidyllä on oikeus myös kieltää rekisterinpitäjää käsittelemästä häntä itseään koskevia tietoja suoramainontaa, etämyyntiä ja muuta suoramarkkinointia sekä markkina- ja mielipidetutkimusta samoin kuin henkilömatrikkelia ja sukututkimusta varten. Pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan sitä koskevaa lainsäädäntöä, rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle (tietosuojavaltuutetun toimistolle).

Verkkolahjoitusrekisteri

Päivitetty 17.10.2022

1. Rekisterinpitäjä

Kuurojen Liitto ry
Y-tunnus 0213564-6
Osoite: PL 57 (Ilkantie 4), 00401 Helsinki

Puhelinyhteys arkisin klo 9-15: +358 9 580 31 | vaihde
tai lahjoittajapalvelu 050 412 4190 tai 044 525 0110
Sähköposti: lahjoitukset@kuurojenliitto.fi
www-osoite: https://kuurojenliitto.fi/

2. Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö

Nimi: Eija Tiainen
Kuurojen Liitto ry, varainhankinta
Osoite: PL 57 (Ilkantie 4), 00401 Helsinki
Sähköposti: lahjoitukset@kuurojenliitto.fi

3. Rekisterin nimi

Verkkolahjoitusrekisteri

4. Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Rekisterin tarkoituksena on lahjoitussuhteen ylläpito ja seuranta. Rekisteriä käytetään Kuurojen Liiton suoramarkkinointitarkoituksiin ja lahjoittajapalvelun kehittämiseen. Rekisteröity on itse vapaaehtoisesti antanut henkilötietonsa Kuurojen Liitolle, jolloin suostumuksen perusteena on asiakassuhteeseen perustuva oikeutettu etu.

5. Rekisterin tietosisältö

Rekisteri voi sisältää seuraavia henkilötietoja: etunimi, sukunimi, postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero ja syntymäpäivä. Lisäksi rekisteriin kerätään asiakkuuteen liittyvää tietoa: lahjoitus- ja maksutiedot, kielitieto, asiakassuhteen alkamis- ja päättymistiedot, lahjoitusaktiivisuus ja osallistumiset kampanjoihin sekä markkinointilupatieto.

Yritysten tai yhteisöjen yhteyshenkilöistä rekisteröidään henkilön nimi, asema, yritys/organisaatio, yhteystiedot kuten puhelinnumero, osoite, sähköpostiosoite, edustaman yrityksen tai yhteisön www-sivuston osoite, tiedot asiakassuhteesta ja niiden muutoksista sekä mahdolliset laskutustiedot.

Henkilötietoja säilytetään, kunnes viimeisestä aktiviteetista on kulunut viisi vuotta. Käyttötarkoitukseensa tarpeettomaksi muuttuneet tiedot, vanhentuneet tiedot tai tiedot, joiden käsittelylle ei enää muutoin ole perustetta, anonymisoidaan tai hävitetään tietoturvallisesti.

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisterissä ei ole säännönmukaisia tietolähteitä. Henkilötiedot saadaan verkkolahjoituksen yhteydessä suoraan lahjoittajalta itseltään. Yrityksen tai yhteisön ja yhteyshenkilön tiedot saadaan verkkolahjoituksen yhteydessä annetuista tiedoista.

7. Henkilötietojen luovuttaminen ulkopuolisille

Kuurojen Liitto ei luovuta verkkolahjoittajatietoja ulkopuolisille. Tiedot tallennetaan soveltuvin osin Kuurojen Liiton lahjoittajarekisteriin. Osa rekisterin tiedoista (etunimi, sukunimi ja sähköpostiosoite) siirretään sähköistä viestintää varten Kuurojen Liiton uutiskirjepalveluun.

8. Tietojen siirrot Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Kuurojen Liitto ei säännönmukaisesti luovuta tietoja EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

9. Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti.

Manuaalinen aineisto

Manuaalista aineistoa ei ole.

Sähköisesti tallennetut tiedot

Tiedot kerätään tietokantoihin, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muilla teknisillä keinoilla suojattuja. Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta nimetyt henkilöt.

Asiakastietoja sisältävän järjestelmän käyttöön ovat oikeutettuja vain ne työntekijät, joilla työnsä puolesta on oikeus käsitellä asiakastietoja. Kullakin käyttäjällä on oma käyttäjätunnus ja salasana järjestelmään. Työtiloissa liikkumista valvotaan kulkuluvilla.

Kun rekisteritietoja säilytetään Internet-palvelimilla, niiden laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti.  Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu.

10. Rekisteröidyn oikeudet

Omien tietojen tarkastus- ja oikaisuoikeus

Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

Kielto-oikeus

Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä. Rekisteröidyllä on oikeus myös kieltää rekisterinpitäjää käsittelemästä häntä itseään koskevia tietoja suoramainontaa, etämyyntiä ja muuta suoramarkkinointia sekä markkina- ja mielipidetutkimusta samoin kuin henkilömatrikkelia ja sukututkimusta varten. Pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan sitä koskevaa lainsäädäntöä, rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle (tietosuojavaltuutetun toimistolle).

Lahjoittajarekisteri

Päivitetty 17.10.2022

1. Rekisterinpitäjä

Kuurojen Liitto ry
Y-tunnus 0213564-6
Osoite: PL 57 (Ilkantie 4), 00401 Helsinki

Puhelinyhteys arkisin klo 9-15: +358 9 580 31 | vaihde
tai lahjoittajapalvelu 050 412 4190 tai 044 525 0110
Sähköposti: lahjoitukset@kuurojenliitto.fi
www-osoite: https://kuurojenliitto.fi/

2. Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö

Nimi: Eija Tiainen
Kuurojen Liitto ry, varainhankinta
Osoite: PL 57 (Ilkantie 4), 00401 Helsinki
Sähköposti: lahjoitukset@kuurojenliitto.fi

3. Rekisterin nimi

Lahjoittajarekisteri

4. Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Lahjoittajarekisterin tarkoituksena on lahjoittajasuhteen ylläpito ja kehittäminen. Tarvittavien henkilötietojen käsittely on välttämätön edellytys lahjoittajasuhteen hoitamisessa.

Henkilötietojen käsittelyn perusteena on lahjoittajasuhde, joka astuu voimaan lahjoituksen tekemisestä, joko tilisiirron-, puhelimen, tekstiviestin- tai verkon kautta. Rekisteriin on myös tallennettu henkilötietoja henkilöistä, jotka ovat itse ilmoittautuneet Kuurojen Liiton lahjoittajiksi, jolloin suostumuksen perusteena on asiakassuhteeseen perustuva oikeutettu etu.

Lahjoittajarekisterin henkilötietojen käyttötarkoituksia ovat:

  • Lahjoittajan tunnistaminen.
  • Lahjoittajatietojen päivitys.
  • Lahjoitushistorian seuranta.
  • Lahjoittajatietojen analysointi, segmentointi, profilointi ja tilastointi.
  • Lahjoittajapalveluiden tuki- ja neuvonta sekä hallinta.
  • Lahjoittamiseen ja muuhun asialliseen yhteyteen liittyvän suhteen hoito ja kehittäminen sekä yhteydenottohistorian hallinta.
  • Lahjoittajaviestintä lahjoitusvarojen tarpeesta ja niiden käytöstä.
  • Markkinointi, lahjoituspyynnöt ja tapahtumakutsut suora- ja digimarkkinoinnin avulla.
  • Markkina- ja/tai mielipidetutkimukset.

Henkilötietoja voidaan käsitellä soveltuvan lainsäädännön sallimin tavoin kolmansilla osapuolilla, mukaan lukien markkinointi-, etämyynti ja markkina- sekä mielipidetutkimukset. Kolmannet osapuolet voivat olla mainostoimistoja, painotaloja, postituspalveluyrityksiä tai vastaavia yhteistyökumppaneita, jotka tukevat rekisterin toiminta-ajatusta ja joissa tietojen käyttötarkoitus ei ole ristiriidassa Kuurojen Liiton käyttötarkoituksen kanssa. Toimittaessa kolmansien tahojen kanssa laaditaan tarvittavat sopimukset henkilötietojen käsittelyä varten.

5. Rekisterin tietosisältö

Lahjoittajista voidaan käsitellä seuraavia tietoja:

Yksilöintitiedot

  • Nimitiedot
  • Sukupuoli
  • Yhteystiedot
  • Postiosoite (vakinainen kotimainen osoite)
  • Puhelinnumero
  • Sähköpostiosoite (käytetään lahjoittajaviestintään, vain jos henkilö on siihen luvan antanut)
  • Äidinkieli

Asiakkuuteen ja muun asiallisen yhteyden hoitamiseen liittyvät tiedot

  • Asiakasnumero
  • Osoitepäivitystieto
  • Osoitelähde
  • Lahjoitusluokka (mm. kerta- tai kuukausilahjoittaja) ja pääasiallinen lahjoitustapa
  • Sähköiset palvelut (uutiskirjeen tilaus)
  • Suoramarkkinointiluvat ja -kiellot
  • Asiakassuhteen alkamis- ja päättymistiedot
  • Henkilön omat ilmoitukset lahjoittamiseen tai lahjoittajasuhteeseen liittyen.

Lahjoittamiseen liittyvät tiedot

  • Lahjoitushistoria
  • Profilointi
  • Kampanja- ja yhteydenottotiedot
  • Lahjoitushistoriaan perustuva lahjoittajaluokitus

Lahjoittajien henkilötietoja säilytetään, kunnes viimeisestä lahjoituksesta on kulunut viisi vuotta. Käyttötarkoitukseensa tarpeettomaksi muuttuneet tiedot, vanhentuneet tiedot tai tiedot, joiden käsittelylle ei enää muutoin ole perustetta, anonymisoidaan tai hävitetään tietoturvallisesti.

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteri on koottu Kuurojen Liiton varainhankintakampanjoihin osallistuneiden luonnollisten henkilöiden tiedoista. Henkilötietoja voidaan kerätä, tallettaa ja päivittää väestötietojärjestelmästä, Postin tai muun osoite-, päivitys- ja muuta vastaavaa palvelua tarjoavan rekisterinpitäjän rekistereistä. Tiedot saadaan asiakassuhteen alkaessa kolmannen osapuolen markkinointirekisteristä, kun rekisteröity on osallistunut rekisterin pitäjän kampanjaan. Tiedot voidaan saada myös suoraan henkilöltä itseltään asiakassuhteen alkaessa tai sen aikana, joko puhelimitse tai kun henkilö syöttää tietonsa vapaaehtoisesti sähköisen lomakkeen kautta tehdessään kertalahjoituksen.

7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Rekisteritietoja ei luovuteta ulkopuolisille.

Viranomaisille tietoja luovutetaan lain edellyttämissä tapauksissa, kuten esimerkiksi väärinkäytösten selvittämisessä ja ehkäisyssä.

Kampanjapostitusten tai markkina- ja mielipidetutkimusten yhteydessä henkilötietoja voidaan siirtää tiedon käsittelijänä toimivalle yhteistyökumppanille.

Uutiskirjeen lähetyksen yhteydessä nimi ja sähköpostitietoja voidaan siirtää uutiskirjepalvelutuottajana toimivalle yhteistyökumppanille.

8. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Kuurojen Liitto ei luovuta tai siirrä rekisteritietoja EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

9. Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti käyttäjätunnuksella ja salasanalla. Tietoja käsitellään tietokannoissa, jotka ovat suojattu ulkoiselta tunkeutumiselta palomuurilaitteistolla, salasanoin ja muilla teknisillä keinoilla. Häiriötilanteiden varalta tiedot varmistetaan säännönmukaisesti kopioimalla. Rekisteritietoihin pääsevät käsiksi vain he, joilla on siihen työnsä puolesta oikeus ja tarvittavat käyttäjätunnukset sekä salasanat. Www-palvelimella on väliaikainen rekisteri Internetin kautta tulleista tukijoista. Tietoja suojataan SSL-suojatulla yhteydellä. Manuaalinen aineisto tuhotaan tietojen tallennuksen jälkeen.

10. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus tarkistaa tiedot, jotka hänestä on tallennettu rekisterinpitäjän järjestelmään, ja vaatia mahdollisten virheellisten tietojen korjaamista. Rekisterinpitäjä voi tarvittaessa pyytää pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Tarkistusoikeus on maksuton kerran vuodessa, muuten peritään tarkistuksesta aiheutuviin välittömiin kustannuksiin perustuva kohtuullinen maksu.

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia rekisterissä olevan käsittelyn kannalta tarpeettoman, puutteellisen tai vanhentuneen tiedon oikaisemista, poistamista tai täydentämistä. Tarkistuspyyntö tai korjausvaatimus tulee esittää kirjallisesti sähköpostitse tai kirjeitse Kuurojen Liitolle (yhteystiedot tämän tietosuojaselosteen kohdassa 2). Vaatimuksen voi esittää myös suullisesti, jos kyseessä on selvä ja yksinkertainen virhe. Rekisterinpitäjä sitoutuu käsittelemään korjausvaatimukset EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa.

Rekisteröidyllä on oikeus kieltää käsittelemästä häntä itseään koskevia tietoja suoramainontaa, etämyyntiä tai muuta suoramarkkinointia sekä markkina- ja mielipidetutkimusta varten. Henkilötiedot voidaan poistaa rekisteristä asiakkaan tai hänen edunvalvojan erillisestä pyynnöstä. Sähköinen ”Muutokset lahjoittajarekisteriin” -lomake löytyy Kuurojen liiton verkkosivuilta osoitteesta: https://kuurojenliitto.fi/lahjoita/muutokset-lahjoittajarekisteriin/