Zoom-ohjelman kautta toteutettuun etäyhdistysiltaan osallistui parhaimmillaan vähän yli 30 henkilöä ympäri Suomea. Yhdistysten jäsenet olivat iloisia ja positiivisella mielellä koronatilanteesta huolimatta, ja etäyhdistysilta keräsi paljon hyvää palautetta ja jatkoa toivottiin kovasti.  

Illan keskustelunaiheiksi nousivat mm. yhdistysten tulevat kokoontumiset, vuosikokoukset ja niihin liittyvät asiat. Tässä muutamia kysymyksiä, joita etäyhdistysillassa keskusteltiin ja järjestöohjaajat ovat niihin tässä vielä tarkemmin vastanneet. 

Kysymyksiä ja kommentteja etäillasta

KYSYMYS 1: Yhdistyksen säännöissä on määrätty, että vuosikokouskutsu pitää lähettää 1 kk aikaisemmin. Nyt korona-aikana, kun tilanteet voivat muuttua nopeallakin aikataululla ja voimassa on väliaikainen poikkeama yhdistyslaista, niin antaako se mahdollisuuden poiketa myös kokouskutsujen lähetysajasta? Voiko jäsenten suostumuksella lähettää kokouskutsun lyhyemmällä varoitusajalla kuin mitä säännöissä on määrätty?

VASTAUS: SOSTE:n lakimies Patrik Metsätähti vastasi kysymykseen seuraavasti: Kokouskutsuaikaan ei ole säädetty poikkeuksia väliaikaisessa laissa. Mutta voi toimia siten, että pyytää jokaiselta jäseneltä etukäteen suostumuksen lyhyempään kutsuaikaan. Lähtökohtaisesti liian lyhyellä kutsuajalla toimitetun kokouksen päätökset olisivat moitteenvaraisia, mutta moitteenvaraisuus edellyttää sitä, että virhe kutsuajassa on voinut vaikuttaa päätöksen sisältöön tai muuten yhdistyksen jäsenen oikeuteen. Moitekannetta ei voi myöskään nostaa sellainen jäsen, joka on myötävaikuttanut virheellisessä järjestyksessä syntyneen päätöksen tekemiseen. 

Jos yhdistyksessä elää epäilystä siitä, että joku jäsen voisi päätöksiä moittia, kannattaa jäsenten suostumukset lyhyempään kutsuaikaan pyytää kirjallisina, eli vaikka sähköpostitse. 

KYSYMYS 2: Miten etä-äänestys käytännössä voidaan toteuttaa?

VASTAUS: Äänestäminen voidaan toteuttaa monta eri ohjelmaa hyödyntäen joko avoimena tai suljettuna äänestyksenä. Tämä vaatii etukäteisvalmisteluja vuosikokouksen järjestäjiltä, kuten sopivan ohjelman valitsemisen (mm. Webropol, Surveypal, Google forms) ja ohjelman opettelun ja sisäistämisen, jotta voi myös etäosallistujia opastaa sen käytössä. On myös hyvä miettiä varasuunnitelma äänestykselle, jos suunniteltu ohjelma ei jostain syystä toimi (esim. äänestys viestillä). Päätettävät asiat on hyvä taustoittaa hyvin jäsenille ja materiaalien tulee olla hyvissä ajoin jäsenistön nähtävissä. Kaikki nämä vaativat hyvää etukäteissuunnittelua ja avointa keskustelua myös jäsenten kanssa sekä yhteisen päätöksen siitä, että näitä kaikkia menetelmiä voidaan tarvittaessa käyttää.  

Etäkokouksesta ja myös siinä käytetystä etä-äänestyksestä yksi esimerkki on Suomen ladun kevätkokous, katso tallenne ja materiaalit oheisista linkeistä. 

KYSYMYS 3: Onko KL ohjeistanut erityisvastuu (erva)-alueita, miten tiedotetaan viittomakielisiä asiakkaita poikkeusoloissa?  Kaikki ohjeet heidän sivuilla ovat joko suomeksi, ruotsiksi tai englanniksi.

VASTAUS: Erikseen erva-alueita ei ole lähestytty, mutta on pyydetty sekä THL:n että STM:n valtakunnallista tiedotusta huolehtimaan yhdenvertaisesta tiedottamisesta. Yksittäisiä kuntia on lähinnä sosiaalisessa mediassa muistutettu, että kun puhelukierrosta yli 70-vuotiaille kuntalaisille tehdään, tulee muistaa myös ne kuulovammaiset kuntalaiset, joille puhelu ei ole saavutettava tapa. 

KOMMENTTI 1: Jos yhdistys järjestää jotain kokoontumisia, kannattaa harkita tarkkaan miten mahdolliset kahvitukset järjestää. Tässä muutamia jäsenten antamia vinkkejä:

• Emäntä jakaa kahvia ja pullat ym. Jäsenet eivät koske kahvikannuun jne. 
• Etukäteen pakatut “eväät” olisi tosiaan turvallisin vaihtoehto, jolloin vain yksi henkilö käsittelee suojakäsineiden kanssa ja riski minimoituisi huomattavasti. 
• Jokainen tuo omat eväät mukaan.
  
• Voisi tilata kahvilasta pullia, näin tuetaan paikallisia yrittäjiä.
  
• Kertakäyttöastiat käyttöön, jos ei ole jo.
• Ei tarjoilua / kahvittelua korona-aikana.
  

 KOMMENTTI 2: On tärkeää tehostaa siivousta yhdistyksillä!

Kysymyksiä ja vastauksia webinaarin materiaalista

KYSYMYS 1: Onko etäkokouksen mahdollisuus oltava mainittu yhdistyksen säännöissä?

VASTAUS: Normaalitilanteessa etäosallistumismahdollisuus on vain yhdistyksillä, jotka ovat säännöissään siitä määränneet. 30.9.2020 saakka voimassa olevan poikkeamislain nojalla muutkin yhdistykset voivat ottaa käyttöön etäosallistumisen ennen 30.9 pidettäviin kokouksiin.  

KYSYMYS 2: Pitääkö olla mahdollisuus osallistua yhdistyksen kokoukseen fyysisesti, vaikka ajatus on järjestää se etänä?

VASTAUS: Kyllä, etäosallistuminen on aina vaihtoehtoinen osallistumistapa. Kokoukselle pitää olla aika ja paikka, joka ilmoitetaan kokouskutsussa.  Mikään ei kuitenkaan estä vetoamasta jäseniin, ettei varsinaiselle kokouspaikalle tultaisi.

KYSYMYS 3: Onko etäkokouksessa päätettäviä asioita rajoitettu? Voiko etäkokouksen avulla yhdistyslain mukaan esimerkiksi valita uutta hallitusta tai myöntää vastuuvapautta?

VASTAUS: Kokouksessa, jossa etäosallistuminen on sallittua, voidaan päättää myös yhdistyslain 23 §:n mukaisista asioista. Ainoastaan yhdistyslain 17 §:n mukaisissa erillisissä äänestystilaisuuksissa ei voi tällaisista asioista päättää. 

KYSYMYS 4: Miten vaalisalaisuus säilytetään etäkokouksessa?

VASTAUS: Google Sheets -pohjainen äänestys mahdollistaa vaalisalaisuuden säilymisen.  Myös Webropol mahdollistaa suljetun lippuäänestyksen, vaikka äänestyslinkit lähetetään sähköpostitse edustajille. Anonymiteetti säilyy. Ilmeisesti myös Lyytillä onnistuu suljettu lippuäänestys, jonka vain ääntentarkistajat voivat tarkistaa, mutta anonymiteetti säilyy.